El propósito principal de la gestión de la información es categorizar, gestionar y utilizar la data de forma óptima. Implementar herramientas de data analytics te permite no solo organizar estos datos, sino también extraer insights clave para mejorar procesos y tomar decisiones basadas en datos.
Te presentamos cómo estas herramientas te permiten tomar decisiones gerenciales, de marketing, ventas, servicio al cliente e IT para impulsar a tu empresa a encontrar nuevas oportunidades en tus negocios.
Básicos de la gestión de información
El protagonista para lograr gestionar la información de forma efectiva es el big data. Este término se refiere a la captación de información, el procesamiento y el utilizar filtros para estandarizarla. Dentro de una empresa podríamos decir que todos los datos que recibimos forman parte de este universo.
También debemos mencionar que es probable que varios departamentos procesen y compartan información de interés que debamos almacenar para su posterior análisis. Algunos ejemplos pueden ser:
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Intereses por productos o servicios en el departamento de ventas.
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Estadísticas de pedidos por medio de un sitio web o App en el departamento de desarrollo.
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Feedback de nuestra dinámica de atención por medio del departamento de servicio al cliente.
Es por ello que debemos tener claro los medios por los cuales tenemos la información a nuestro alcance. Dependiendo del área de la empresa puede ser que el conjunto de datos se obtenga de un CRM o por medio de las métricas de administradores como Business Manager de Facebook, Google Analytics, entre otros.
Ya tenemos datos, ¿qué hacemos con ellos?
Todos manejamos distintos tipos de información dentro de nuestra empresa. La dificultad con la que se encuentran las empresas es no saber cómo generar insights relevantes y cómo gestionar su organización. Aquí es donde data analytics entra en juego, proporcionando las herramientas necesarias para transformar esos datos en información valiosa y accionable.
El gobierno de datos son las políticas internas con las que se elegirán las herramientas tecnológicas y la estrategia bajo la cual ordenaremos y categorizaremos la información. Esto es importante para descubrir patrones y obtener información relevante. Para ello debemos tomar en cuenta tres factores para mantener nuestros datos optimizados:
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Procesos y documentación: aunque contemos con sistemas tecnológicos como dashboards, es necesario que los colaboradores involucrados conozcan la correcta gestión de manera clara y que sean capacitados constantemente para llevar un registro adecuado de todo lo recabado.
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Integridad de la información: esto se debe tomar en cuenta al momento de ejecutar los procesos de captación de datos. Es necesario también optimizar lo mejor posible este proceso para que todo se categorice de forma ágil, si manejas productos, una solución ideal es agregar un código de barras que registre el producto automáticamente para llevar el control del inventario.
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Auditoría y control de calidad: de manera periódica se debe revisar la estrategia en función de los datos recabados y los resultados que hemos obtenido. De esta forma podremos ajustar nuestros filtros, acciones y procesos de seguimiento para mejorar aún más los datos que recibimos.
Es por ello que en las empresas financieras como bancos y aseguradoras, se mejora constantemente la forma de acercamiento a los clientes y la manera en la que podemos captar sus datos. Por ejemplo, tener un formulario con “autollenado” para que el usuario tenga que completar una información mínima.
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Beneficios del análisis de la información
Toda la información que obtenemos por medio de big data nos permite tomar decisiones con base en los resultados que obtenemos a través de nuestros distintos canales. Así, disminuimos el margen de error en los distintos procesos de la empresa. En consecuencia, podrás obtener beneficios en las siguientes áreas:
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Desarrollo de productos: la data nos ayuda a construir modelos predictivos para nuevos productos y servicios clasificando atributos clave de cada uno y modelando la relación entre estos con el éxito comercial de las ofertas que ofrecemos.
Por ello debemos enfocarnos no solo en los datos cualitativos que podemos obtener, también podemos apoyar nuestras métricas con información cualitativa, la cuál obtenemos de prácticas como: grupos focales, mercados de prueba, mystery shopper y lanzamientos. Logrando un complemento ideal entre la información digital y la obtenida por eventos presenciales.
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Experiencia de usuario: una visión más clara de la experiencia del cliente es posible ahora más que nunca. La información que categorizamos y analizamos nos ayuda a facilitar la interacción y el servicio que debemos proporcionar en nuestros canales de venta. Los datos son necesarios para conocer de forma exacta las preferencias del cliente.
Esto nos brinda un customer journey con menos fricción, ya que conocemos de mejor forma lo que gusta a nuestros usuarios, si existen temáticas que llamen más su atención y la forma de acercamiento y comunicación con ellos.
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Eficiencia de procesos operativos: todos los procesos internos también se benefician con los datos que se generen en todos nuestros canales. Esto nos ayuda a definir las formas más efectivas de avance en departamentos como el de marketing, ventas, servicio al cliente e IT, así como entender la sinergía de todas las áreas para realizar acercamientos rápidos y ágiles.
Todo esto con el fin de alinear nuestras tareas para seguir cumpliendo los objetivos de la empresa y optimizar nuestra respuesta para mantener a nuestros clientes satisfechos.
El principal propósito de obtener toda esta información es adaptarnos a nuestros usuarios, entender mejor sus necesidades, saber sus expectativas con respecto a los productos y servicios. Además de poder transformarnos para seguir cumpliendo con nuestras metas por medio del análisis y la optimización de nuestros procesos.
El tener un aliado en nuestro proceso de transformación digital, tomando en cuenta la estrategia de captación de datos, nos permitirá elegir las herramientas y un acercamiento óptimo. Esto, para seguir obteniendo datos que nos permitan implementar las métricas y procesos para mejorar nuestros procesos de atención al cliente y cumplir con los objetivos del negocio.
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